1.范圍

適用于企業(yè)所有主動離職與被動離職員工的面談與反饋處理。

2.規(guī)范性引用文件

DB13/T 3008.2-2024  人力資源服務(wù)規(guī)范

3.術(shù)語和定義

離職面談是指企業(yè)在員工離職時，安排專人（通常是人力資源工作人員或員工的直接上級）與即將離職的員工進行的一對一談話。這是一種正式的溝通機制，目的是深入了解員工離職的原因、想法和感受，同時向員工反饋企業(yè)的觀點，并處理可能涉及的事務(wù)性問題。

4.職責(zé)分工

4.1人力資源部門

負責(zé)制定離職面談與反饋的制度、流程及相關(guān)表單，定期對制度流程進行評估與優(yōu)化，確保其有效性與適應(yīng)性。

培訓(xùn)參與離職面談的人員（包括人力資源專員及用人部門主管等），使其掌握面談技巧、溝通方法及信息收集要點，提升面談質(zhì)量與效果。

統(tǒng)籌安排離職面談工作，確定面談時間、地點、人員，提前通知相關(guān)方并做好準(zhǔn)備工作，如準(zhǔn)備面談提綱、整理員工檔案資料等。

對離職面談過程進行監(jiān)督與指導(dǎo)，確保面談按流程規(guī)范進行，對面談中出現(xiàn)的特殊情況或問題及時進行協(xié)調(diào)處理。

收集、整理、分析離職面談記錄及反饋信息，撰寫《離職面談分析報告》，提出針對性的改進建議與措施，并向企業(yè)管理層匯報。

根據(jù)離職面談結(jié)果，跟進后續(xù)相關(guān)工作，如對員工提出的合理訴求進行處理與反饋，對涉及企業(yè)管理問題進行整改落實并跟蹤進度，將相關(guān)信息納入員工人事檔案及企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)進行存檔與管理。

4.2用人部門

協(xié)助人力資源部門確定離職面談的時間與人員安排，提供員工在職期間的工作表現(xiàn)、業(yè)績情況、團隊協(xié)作等方面的信息，以便更全面地了解員工情況。

安排員工的直屬主管或相關(guān)負責(zé)人參與離職面談，直屬主管應(yīng)提前準(zhǔn)備與員工工作相關(guān)的內(nèi)容，如工作交接情況、未完成事項等，并在面談中與員工進行深入溝通，了解其離職的具體原因與想法。

依據(jù)離職面談結(jié)果，對部門內(nèi)部管理、工作流程、團隊建設(shè)等方面存在的問題進行反思與總結(jié)，制定相應(yīng)的改進計劃與措施，并報人力資源部門備案。

配合人力資源部門落實與部門相關(guān)的改進措施，如優(yōu)化工作分配、加強員工培訓(xùn)、改善團隊氛圍等，跟蹤改進效果并及時反饋。

4.3企業(yè)管理層

審閱人力資源部門提交的《離職面談分析報告》，從企業(yè)戰(zhàn)略與整體運營角度出發(fā)，對報告中的問題與建議進行評估與決策，確定企業(yè)層面的改進方向與重點工作。

支持人力資源部門及用人部門開展離職面談與反饋相關(guān)工作，提供必要的資源與政策保障，協(xié)調(diào)解決跨部門的問題與矛盾，推動企業(yè)管理的持續(xù)改進與優(yōu)化。

5.流程步驟

5.1面談準(zhǔn)備

人力資源部門在收到員工離職申請或確定員工離職意向后，于[5]個工作日內(nèi)啟動離職面談準(zhǔn)備工作。

收集離職員工的個人信息、入職時間、崗位信息、績效考核記錄、培訓(xùn)經(jīng)歷等資料，從人力資源管理系統(tǒng)及相關(guān)檔案中整理提取，形成員工背景信息概要。

確定面談人員，一般由人力資源專員和用人部門主管共同組成面談小組。對于關(guān)鍵崗位或特殊情況的離職員工，可安排更高層級領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)專業(yè)人員參與面談。

設(shè)計面談提綱，提綱內(nèi)容應(yīng)涵蓋離職原因探討（如職業(yè)發(fā)展規(guī)劃、工作環(huán)境、薪酬福利、人際關(guān)系、工作壓力等方面）、對企業(yè)的意見與建議（包括管理制度、工作流程、團隊協(xié)作、企業(yè)文化等）、工作交接情況確認、知識產(chǎn)權(quán)與保密協(xié)議提醒等方面的問題與引導(dǎo)話術(shù)，確保面談全面且有針對性。

通知離職員工及面談人員面談的時間、地點、時長及相關(guān)注意事項。面談時間應(yīng)選擇在員工離職手續(xù)辦理前，且盡量避開工作高峰期，地點應(yīng)選擇相對安靜、私密的空間，以保證面談的順利進行與信息的有效交流。

5.2面談實施

5.2.1面談開場

面談人員提前到達面談地點，做好準(zhǔn)備工作。待離職員工到達后，面談人員以友好、誠懇的態(tài)度歡迎員工參加面談，簡要介紹面談的目的、流程與時間安排，營造輕松、開放的溝通氛圍，緩解員工可能存在的緊張情緒。

例如：“您好，[員工姓名]，非常感謝您抽出時間來參加這次離職面談。今天我們主要是想和您聊聊您在公司的工作經(jīng)歷，了解一下您為什么決定離開，同時也希望能聽聽您對公司的一些看法和建議，這對我們公司未來的發(fā)展非常重要。整個面談大概會持續(xù)[X]分鐘左右，您可以放心地暢所欲言。”

5.2.2信息收集

按照面談提綱，依次詢問離職員工相關(guān)問題，鼓勵員工真實、詳細地表達自己的想法與感受。面談人員認真傾聽，不打斷員工發(fā)言，適時給予眼神交流、點頭等回應(yīng)，表現(xiàn)出對員工的尊重與關(guān)注。

在詢問離職原因時，可采用開放式問題，如“您能詳細說說是什么原因促使您做出離職的決定嗎？”對于員工提及的問題，可進一步追問細節(jié)，以便深入了解背后的根源。例如，如果員工提到職業(yè)發(fā)展受限，可追問“您認為是哪些方面限制了您的職業(yè)發(fā)展呢？是晉升機會、培訓(xùn)資源還是其他因素？”

在收集對企業(yè)的意見與建議時，引導(dǎo)員工從自身工作體驗出發(fā)，分享在工作流程、管理制度、團隊協(xié)作等方面遇到的問題與改進想法。例如，“您在日常工作中，覺得公司的哪些流程或制度不太合理，給您的工作帶來了不便？您有什么好的建議嗎？”

確認工作交接情況，了解員工是否已與接手人員進行了充分溝通，是否存在未完成的重要任務(wù)或項目，以及對工作交接的安排與建議。例如，“您目前的工作交接進展如何？有沒有哪些工作需要我們特別關(guān)注或協(xié)調(diào)的？”

提醒員工關(guān)于知識產(chǎn)權(quán)與保密協(xié)議的相關(guān)規(guī)定，強調(diào)員工在離職后仍需遵守的法律責(zé)任與義務(wù)，確保企業(yè)商業(yè)秘密與核心技術(shù)等不受侵害。例如，“您在公司期間接觸到了一些公司的商業(yè)秘密和核心技術(shù)，根據(jù)我們簽訂的保密協(xié)議，即使您離職后，也不能向任何第三方透露相關(guān)信息，您清楚這一點嗎？”

5.2.3情緒處理

關(guān)注離職員工的情緒變化，對于員工可能存在的不滿、失落或焦慮等情緒，面談人員應(yīng)表示理解與同情，給予適當(dāng)?shù)陌矒崤c疏導(dǎo)。例如，如果員工對績效考核結(jié)果表示不滿，面談人員可回應(yīng)：“我能理解您對績效考核結(jié)果的看法，我們會認真考慮您的反饋?？冃Э己耸且粋€持續(xù)改進的過程，我們也希望通過您的意見，能讓這個制度更加完善。”

避免在面談中與員工發(fā)生爭執(zhí)或沖突，保持專業(yè)、冷靜的態(tài)度，即使員工提出尖銳的批評或意見，也要以平和的心態(tài)接受并記錄。

5.2.4結(jié)束面談

在完成所有面談內(nèi)容后，面談人員對面談內(nèi)容進行簡要總結(jié)，確認已獲取的關(guān)鍵信息與員工的主要訴求，感謝員工的配合與坦誠交流，并告知員工后續(xù)的反饋與處理流程。例如，“非常感謝您今天與我們分享了這么多寶貴的信息。我們會對您提出的問題和建議進行認真整理和分析，在[X]個工作日內(nèi)給您一個初步的反饋。如果您還有其他任何問題或需要進一步溝通，可以隨時聯(lián)系我們。”

送別離職員工，保持禮貌與尊重，為面談畫上一個友好的句號。

5.3面談記錄與整理

面談人員在面談結(jié)束后，應(yīng)立即對面談內(nèi)容進行詳細記錄，包括員工的回答、表情、情緒變化等關(guān)鍵信息，確保記錄完整、準(zhǔn)確、客觀，不遺漏重要細節(jié)。

按照統(tǒng)一的格式與要求，將面談記錄整理成文檔，文檔應(yīng)包括員工基本信息、面談時間、地點、面談人員、離職原因分析、對企業(yè)的意見與建議、工作交接情況、知識產(chǎn)權(quán)與保密協(xié)議提醒等內(nèi)容，并進行編號存檔，方便后續(xù)查詢與分析。

將整理好的面談記錄提交給人力資源部門負責(zé)人進行審核，審核內(nèi)容包括記錄的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性以及是否存在敏感信息或潛在風(fēng)險等，如有問題及時進行修正與完善。

5.4分析與報告

人力資源部門定期（每月或每季度）對離職面談記錄進行匯總分析，通過分類統(tǒng)計、對比分析等方法，深入挖掘員工離職的主要原因、集中反映的企業(yè)問題及潛在的管理風(fēng)險，形成《離職面談分析報告》。

報告內(nèi)容應(yīng)包括但不限于離職員工的總體情況（如離職人數(shù)、離職率、崗位分布等）、離職原因分布（如按職業(yè)發(fā)展、薪酬福利、工作環(huán)境、人際關(guān)系等分類統(tǒng)計占比）、各部門離職情況分析（對比不同部門的離職率、離職原因差異等）、員工對企業(yè)的主要意見與建議匯總、基于分析結(jié)果提出的針對性改進建議與措施（如人力資源策略調(diào)整、管理制度優(yōu)化、培訓(xùn)與發(fā)展計劃制定等）以及對后續(xù)工作的展望與規(guī)劃。

將《離職面談分析報告》提交給企業(yè)管理層審閱，同時根據(jù)管理層的意見與要求進行修改完善，確保報告能為企業(yè)決策提供有力支持與參考。

5.5反饋與改進

根據(jù)離職面談結(jié)果及分析報告，人力資源部門在[5]個工作日內(nèi)對離職員工提出的合理訴求與問題進行反饋與處理。例如，如果員工對未結(jié)算的薪酬福利有疑問，及時與財務(wù)部門核對并給予準(zhǔn)確答復(fù)；如果員工反映工作環(huán)境存在問題，與相關(guān)部門溝通制定改善計劃并告知員工。

用人部門根據(jù)面談反饋，針對部門內(nèi)部存在的問題制定詳細的改進計劃，明確改進目標(biāo)、措施、責(zé)任人及時間節(jié)點，并報人力資源部門備案。例如，如果員工提出團隊協(xié)作不暢，用人部門可組織團隊建設(shè)活動、優(yōu)化工作分配流程、加強內(nèi)部溝通培訓(xùn)等措施來改善團隊氛圍與工作效率。

人力資源部門跟蹤用人部門改進計劃的實施情況，定期進行檢查與評估，及時協(xié)調(diào)解決改進過程中遇到的問題與困難，確保改進措施有效落地并取得預(yù)期效果。

將離職面談與反饋相關(guān)信息納入員工人事檔案及企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)進行管理，作為員工歷史記錄的一部分，同時也為后續(xù)的人力資源管理工作提供數(shù)據(jù)支持與參考依據(jù)。例如，在員工人事檔案中記錄離職面談的主要內(nèi)容與結(jié)果，在人力資源管理信息系統(tǒng)中更新員工離職原因、反饋處理情況等信息，以便進行數(shù)據(jù)分析與統(tǒng)計。

6.監(jiān)督與評估

企業(yè)內(nèi)部審計部門或監(jiān)督小組定期對離職面談與反饋流程進行檢查與監(jiān)督，確保各部門嚴(yán)格按照流程要求開展工作，面談記錄真實完整，分析報告客觀準(zhǔn)確，反饋處理及時有效，無違規(guī)操作或敷衍了事的情況發(fā)生。

人力資源部門建立離職面談與反饋效果評估機制，通過問卷調(diào)查、電話回訪等方式，收集離職員工及用人部門對面談與反饋工作的滿意度評價與意見建議，定期對評估結(jié)果進行總結(jié)分析，針對存在的問題及時調(diào)整優(yōu)化流程與方法，不斷提升離職面談與反饋工作的質(zhì)量與水平。

7.附則

本標(biāo)準(zhǔn)由企業(yè)人力資源部門負責(zé)解釋與修訂。

本標(biāo)準(zhǔn)自發(fā)布之日起生效實施。

[企業(yè)名稱]廊坊市新華勞務(wù)派遣有限公司

[發(fā)布日期]2024年3月

廊坊勞務(wù)派遣，廊坊人事代理，廊坊人事外包

本文來源：http://www.mrbf.com.cn/lizhimiantan586.html

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