員工下載并填寫(xiě)《員工證明開(kāi)具申請(qǐng)表》，申請(qǐng)表內(nèi)容應(yīng)涵蓋員工姓名、工號(hào)、所在部門(mén)、入職時(shí)間、申請(qǐng)證明類(lèi)型、證明用途、所需證明具體信息（如證明收入則需注明具體金額及薪資構(gòu)成等）以及員工本人簽名與申請(qǐng)日期。

員工將填寫(xiě)完整的申請(qǐng)表及相關(guān)輔助材料（如貸款合同中關(guān)于收入證明的要求頁(yè)面、簽證申請(qǐng)材料清單等）一并提交給所在部門(mén)主管。

5.2部門(mén)審核：

部門(mén)主管在收到申請(qǐng)后的 3 個(gè)工作日內(nèi)完成審核工作。

審核內(nèi)容包括但不限于確認(rèn)員工身份及在本部門(mén)的工作情況屬實(shí)，申請(qǐng)表中填寫(xiě)信息與實(shí)際情況一致，評(píng)估證明開(kāi)具對(duì)部門(mén)工作及公司形象的潛在影響等。

若審核通過(guò)，部門(mén)主管在申請(qǐng)表上簽署 “同意開(kāi)具” 意見(jiàn)并注明審核日期；若不同意，需詳細(xì)注明拒絕原因并與員工溝通反饋。

5.3人力資源部處理：

人力資源部在收到部門(mén)主管審核通過(guò)的申請(qǐng)表后 5 個(gè)工作日內(nèi)開(kāi)展工作。

首先，從企業(yè)人事管理系統(tǒng)中調(diào)取員工的詳細(xì)人事檔案，仔細(xì)核對(duì)申請(qǐng)表中的各項(xiàng)信息與人事檔案記錄是否一致，重點(diǎn)關(guān)注入職時(shí)間、職位變遷歷史、薪資調(diào)整記錄、培訓(xùn)經(jīng)歷、勞動(dòng)合同起止時(shí)間等關(guān)鍵信息。

然后，根據(jù)公司統(tǒng)一的證明模板庫(kù)，選擇適用于該員工申請(qǐng)類(lèi)型的證明模板，依據(jù)核對(duì)無(wú)誤的信息填充證明內(nèi)容，保證證明語(yǔ)言簡(jiǎn)潔明了、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、無(wú)歧義且符合公司行文規(guī)范。

最后，將起草完成的證明文件以電子文檔形式發(fā)送至法務(wù)部進(jìn)行法律合規(guī)審查，并附帶《員工證明開(kāi)具申請(qǐng)表》掃描件以便法務(wù)部全面了解情況。

5.4法務(wù)審查：

法務(wù)部在收到人力資源部提交的證明文件及相關(guān)材料后的 2 個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行審查。

審查要點(diǎn)包括：證明內(nèi)容是否符合國(guó)家法律法規(guī)、地方政策以及行業(yè)規(guī)范要求；是否存在可能引發(fā)法律糾紛或?qū)静焕谋硎?；證明的開(kāi)具是否遵循公司內(nèi)部的管理流程與審批權(quán)限；是否涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的不當(dāng)披露等。

若審查通過(guò)，法務(wù)部在證明文件上加蓋 “法務(wù)審查通過(guò)” 電子印章并簽署意見(jiàn)反饋至人力資源部；若存在問(wèn)題，法務(wù)部以修訂模式在證明文件中標(biāo)注修改意見(jiàn)，并通過(guò)郵件詳細(xì)說(shuō)明問(wèn)題所在及修改建議，要求人力資源部修改后重新提交審查。

5.5領(lǐng)導(dǎo)審批：

人力資源部在收到法務(wù)審查通過(guò)的證明文件后，將其打印紙質(zhì)版并附上《員工證明開(kāi)具申請(qǐng)表》原件，呈交至公司高層領(lǐng)導(dǎo)（總經(jīng)理或授權(quán)副總經(jīng)理）進(jìn)行最終審批。

公司領(lǐng)導(dǎo)在收到材料后的 3 個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行審批。審批過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)需綜合考慮公司整體運(yùn)營(yíng)情況、與員工相關(guān)的特殊事項(xiàng)以及證明開(kāi)具對(duì)外部合作單位或機(jī)構(gòu)的影響等因素。

若審批同意，公司領(lǐng)導(dǎo)在證明文件上簽字并注明審批日期，同時(shí)通知人力資源部安排蓋章事宜；若審批不同意，領(lǐng)導(dǎo)在申請(qǐng)表上簽署 “不同意開(kāi)具” 意見(jiàn)并簡(jiǎn)要說(shuō)明原因，由人力資源部將結(jié)果反饋給員工。

5.6開(kāi)具與交付：

人力資源部在收到公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意的通知后 1 個(gè)工作日內(nèi)完成證明文件的開(kāi)具工作。

根據(jù)公司印章管理規(guī)定，在證明文件的指定位置加蓋公司公章（或?qū)Ｓ米C明章），確保印章清晰、完整且加蓋位置準(zhǔn)確無(wú)誤。對(duì)于多頁(yè)證明文件，需加蓋騎縫章以防止文件被篡改。

開(kāi)具完成后，人力資源部通過(guò)以下方式將證明文件交付給員工：

若員工在公司辦公場(chǎng)所，可當(dāng)面將證明文件交給員工，并要求員工在《證明文件領(lǐng)取簽收表》上簽字確認(rèn)領(lǐng)取，簽收表內(nèi)容應(yīng)包括員工姓名、工號(hào)、證明類(lèi)型、領(lǐng)取日期等信息。

若員工因外出辦公等原因無(wú)法當(dāng)面領(lǐng)取，人力資源部可根據(jù)員工提供的收件地址，通過(guò)掛號(hào)信或具有法律效力的快遞服務(wù)將證明文件郵寄給員工，并妥善保存郵寄憑證。

5.7存檔管理：

人力資源部在證明文件開(kāi)具并交付員工后 7 個(gè)工作日內(nèi)完成存檔工作。

將《員工證明開(kāi)具申請(qǐng)表》原件、證明文件的電子文檔及紙質(zhì)復(fù)印件（如有蓋章簽字的修改稿一并留存）、法務(wù)審查意見(jiàn)、領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)以及證明文件領(lǐng)取簽收記錄等相關(guān)材料按照員工姓名及工號(hào)進(jìn)行分類(lèi)整理，存入員工個(gè)人人事檔案。人事檔案的保存期限依據(jù)國(guó)家檔案管理相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)定執(zhí)行，一般不少于員工離職后 5 年。

6.特殊情況處理

6.1緊急申請(qǐng)：

若員工因特殊緊急情況（如簽證申請(qǐng)時(shí)間緊迫、法院傳票要求限期提供證明等）需要加急開(kāi)具證明，員工在填寫(xiě)《員工證明開(kāi)具申請(qǐng)表》時(shí)需特別注明 “緊急申請(qǐng)” 字樣，并向部門(mén)主管說(shuō)明緊急情況的具體事由及時(shí)間要求。

部門(mén)主管在審核時(shí)應(yīng)優(yōu)先處理緊急申請(qǐng)，在 1 個(gè)工作日內(nèi)完成審核并注明 “加急審核” 意見(jiàn)。后續(xù)人力資源部、法務(wù)部及公司領(lǐng)導(dǎo)在各環(huán)節(jié)審批過(guò)程中均應(yīng)優(yōu)先處理，相應(yīng)縮短處理時(shí)間，但不得違反法律法規(guī)及公司基本審批程序，確保證明信息的準(zhǔn)確性與合規(guī)性。

6.2信息變更或補(bǔ)充：

在證明開(kāi)具過(guò)程中，若發(fā)現(xiàn)員工提供的信息有誤或不完整，需要變更或補(bǔ)充信息時(shí)，人力資源部應(yīng)及時(shí)通知員工。

員工需重新填寫(xiě)《員工證明開(kāi)具申請(qǐng)表》，修正錯(cuò)誤信息或補(bǔ)充完整所需內(nèi)容，并重新提交給部門(mén)主管進(jìn)行審核。后續(xù)流程按照正常申請(qǐng)流程從部門(mén)審核環(huán)節(jié)開(kāi)始依次進(jìn)行。

6.3證明遺失補(bǔ)發(fā)：

若員工已開(kāi)具的證明文件不慎遺失，需要公司補(bǔ)發(fā)，員工應(yīng)向人力資源部提交書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明遺失證明的類(lèi)型、原開(kāi)具時(shí)間、遺失原因等詳細(xì)情況，并附上本人身份證復(fù)印件。

人力資源部在收到申請(qǐng)后，先核實(shí)員工身份及原證明開(kāi)具記錄。若核實(shí)無(wú)誤，按照原證明開(kāi)具流程重新為員工開(kāi)具證明，并在證明文件上注明 “補(bǔ)發(fā)” 字樣，同時(shí)在存檔材料中注明補(bǔ)發(fā)原因及時(shí)間，以區(qū)別于原始證明文件。

7.相關(guān)文件與記錄

《員工證明開(kāi)具申請(qǐng)表》

《證明文件領(lǐng)取簽收表》

員工人事檔案資料

各類(lèi)證明文件模板

法務(wù)審查意見(jiàn)記錄

公司領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)記錄

郵寄憑證（若采用郵寄方式交付證明文件）

8.附則

本標(biāo)準(zhǔn)由企業(yè)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)解釋與修訂。

本標(biāo)準(zhǔn)自發(fā)布之日起生效實(shí)施。

[企業(yè)名稱(chēng)]廊坊市新華勞務(wù)派遣有限公司

[發(fā)布日期]2024年3月

廊坊勞務(wù)派遣，廊坊人事代理，廊坊人事外包

本文來(lái)源：http://www.mrbf.com.cn/xiangguanzhengming603.html

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