1.范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了企業(yè)印章的使用流程，包括印章的種類、保管、使用申請(qǐng)、審批、蓋章以及使用記錄等環(huán)節(jié)的管理要求，適用于企業(yè)內(nèi)部所有印章的使用管理，旨在確保印章使用的安全性、規(guī)范性與合法性，維護(hù)企業(yè)的利益與聲譽(yù)。

2.規(guī)范性引用文件

無。

3.印章種類

3.1行政公章

代表企業(yè)的法定名稱，用于對(duì)外的重要文件、合同、協(xié)議、公函等。

3.2合同專用章

專門用于企業(yè)各類合同的簽訂。

3.3財(cái)務(wù)專用章

應(yīng)用于財(cái)務(wù)相關(guān)的票據(jù)、報(bào)表、支票、匯款單等。

3.4法定代表人印章

常與行政公章或財(cái)務(wù)專用章搭配使用，具有特定的法律效力。

3.5部門印章

用于部門內(nèi)部的文件、通知、報(bào)告等，表明部門意見或行動(dòng)。

4.印章保管

4.1指定專人保管

企業(yè)應(yīng)根據(jù)印章的重要性分別指定專門的保管人員，如行政公章由行政部門負(fù)責(zé)人指定專人保管，財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人指定專人保管等，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心與忠誠度。

4.2保管環(huán)境要求

印章應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或帶鎖的文件柜中，保險(xiǎn)柜或文件柜應(yīng)放置在安全且有監(jiān)控的辦公區(qū)域，確保印章的物理安全。

4.3印章交接規(guī)定

當(dāng)印章保管人員因崗位變動(dòng)、休假、出差等原因需要交接印章時(shí)，應(yīng)辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)，填寫《印章交接登記表》，記錄交接時(shí)間、印章名稱、交接雙方人員信息、交接原因等，并由雙方簽字確認(rèn)，同時(shí)有監(jiān)交人在場見證，監(jiān)交人一般為印章保管人員的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或企業(yè)內(nèi)部審計(jì)人員。

5.印章使用申請(qǐng)

5.1內(nèi)部申請(qǐng)流程

使用人填寫《印章使用申請(qǐng)表》，申請(qǐng)表內(nèi)容應(yīng)包括申請(qǐng)日期、申請(qǐng)部門、申請(qǐng)人姓名、印章名稱、使用事由、使用文件名稱及份數(shù)、預(yù)計(jì)歸還日期（如有）等信息，申請(qǐng)表需經(jīng)申請(qǐng)人所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意，若涉及跨部門業(yè)務(wù)，還需相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽。

5.2外部申請(qǐng)流程（如涉及）

對(duì)于外部單位或個(gè)人需要企業(yè)蓋章的情況，由對(duì)接的企業(yè)內(nèi)部人員按照內(nèi)部申請(qǐng)流程提出申請(qǐng)，并附加外部單位或個(gè)人的相關(guān)申請(qǐng)材料或說明文件，如合作協(xié)議草稿、授權(quán)委托書等。

6.印章使用審批

6.1審批權(quán)限設(shè)置

企業(yè)應(yīng)根據(jù)印章類型和使用事項(xiàng)的重要性設(shè)置不同的審批權(quán)限。例如，行政公章用于一般事務(wù)性文件的蓋章，由分管行政的副總經(jīng)理審批；用于重大合同、戰(zhàn)略合作協(xié)議等的蓋章，則需總經(jīng)理或董事會(huì)審批。合同專用章的使用由合同管理部門負(fù)責(zé)人初審后，根據(jù)合同金額和性質(zhì)，分別由不同層級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)審批，如金額較小的合同由部門經(jīng)理審批，金額較大的合同由分管業(yè)務(wù)的副總經(jīng)理審批，重大合同由總經(jīng)理審批。財(cái)務(wù)專用章的使用涉及資金支付的，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，按企業(yè)資金審批權(quán)限由相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批。

6.2審批流程

申請(qǐng)人將簽字后的《印章使用申請(qǐng)表》及相關(guān)文件按照審批權(quán)限依次提交給各級(jí)審批人，審批人應(yīng)仔細(xì)審查申請(qǐng)事項(xiàng)的真實(shí)性、合法性、合規(guī)性以及與企業(yè)利益的一致性，在申請(qǐng)表上簽署審批意見并簽字確認(rèn)，審批意見應(yīng)明確同意或不同意使用印章，若不同意應(yīng)說明理由。

7.印章使用

7.1現(xiàn)場蓋章監(jiān)督

經(jīng)審批同意后，使用人持申請(qǐng)表及相關(guān)文件到印章保管人員處進(jìn)行蓋章。印章保管人員應(yīng)再次核對(duì)申請(qǐng)表信息與文件內(nèi)容是否一致，確認(rèn)無誤后方可蓋章。對(duì)于重要文件或合同，印章保管人員應(yīng)在蓋章現(xiàn)場監(jiān)督蓋章全過程，確保印章加蓋在規(guī)定位置且清晰完整，防止出現(xiàn)錯(cuò)蓋、漏蓋、多蓋等情況。

7.2印章使用登

印章保管人員在蓋章完成后，應(yīng)及時(shí)在《印章使用登記臺(tái)賬》上進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括蓋章日期、印章名稱、使用文件名稱、文件編號(hào)（如有）、使用人姓名、使用部門、審批人姓名、蓋章次數(shù)等信息，確保印章使用的可追溯性。

8.印章使用記錄管理

8.1記錄保存期限

《印章使用申請(qǐng)表》和《印章使用登記臺(tái)賬》應(yīng)長期保存，保存期限不少于企業(yè)檔案管理規(guī)定的相關(guān)年限，一般為企業(yè)終止后的[X]年。

8.2記錄查閱權(quán)限

企業(yè)內(nèi)部人員因工作需要查閱印章使用記錄時(shí)，應(yīng)填寫《印章使用記錄查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在專人陪同下進(jìn)行查閱，查閱人員不得擅自涂改、損毀或帶走記錄資料。外部單位或個(gè)人一般無權(quán)查閱企業(yè)印章使用記錄，除非涉及法律訴訟、審計(jì)監(jiān)督等特殊情況，且需經(jīng)企業(yè)法務(wù)部門或董事會(huì)批準(zhǔn)，并在企業(yè)人員的監(jiān)督下進(jìn)行查閱。

9.附則

本標(biāo)準(zhǔn)自發(fā)布之日起生效實(shí)施。企業(yè)此前有關(guān)印章使用的規(guī)定與本標(biāo)準(zhǔn)不一致的，以本標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)。

本標(biāo)準(zhǔn)由業(yè)行政部門負(fù)責(zé)解釋與修訂。在執(zhí)行過程中，若發(fā)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)存在不完善之處或因企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展、法律法規(guī)變化等原因需要修訂時(shí)，由行政部門提出修訂方案，經(jīng)企業(yè)管理層審批后進(jìn)行修訂，并及時(shí)向全體員工公布修訂后的標(biāo)準(zhǔn)。

對(duì)于違反本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的印章使用行為，企業(yè)將視情節(jié)輕重給予相關(guān)責(zé)任人警告、罰款、降職、解除勞動(dòng)合同等處罰措施；給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任和法律責(zé)任。

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