1.范圍

適用于企業(yè)所有勞動(dòng)合同即將期滿的員工。

2.規(guī)范性引用文件

DB13/T 3008.2-2024  人力資源服務(wù)規(guī)范

3.術(shù)語和定義

勞動(dòng)合同續(xù)簽是指在勞動(dòng)合同期滿后，企業(yè)和員工基于雙方的意愿，在原勞動(dòng)合同的基礎(chǔ)上，對(duì)合同期限進(jìn)行延長(zhǎng)，并繼續(xù)維持勞動(dòng)關(guān)系的一種法律行為。

4.職責(zé)分工

4.1人力資源部門

提前梳理勞動(dòng)合同即將到期員工名單，在勞動(dòng)合同到期前 [2] 個(gè)月開始啟動(dòng)續(xù)簽流程，向用人部門發(fā)送《勞動(dòng)合同續(xù)簽意向征詢表》，收集用人部門對(duì)員工續(xù)簽的意見和建議。

綜合評(píng)估員工在合同期內(nèi)的工作表現(xiàn)、考勤記錄、獎(jiǎng)懲情況等信息，參考用人部門意見，初步確定是否建議續(xù)簽以及續(xù)簽的合同期限、薪資待遇調(diào)整等方案（如有）。

與擬續(xù)簽員工進(jìn)行溝通，了解員工的續(xù)簽意向，解答員工關(guān)于續(xù)簽合同的疑問，如合同條款變更、福利待遇等方面的問題。

根據(jù)企業(yè)內(nèi)部審批流程，準(zhǔn)備續(xù)簽合同相關(guān)文件及材料，包括續(xù)簽后的勞動(dòng)合同文本、《勞動(dòng)合同續(xù)簽審批表》等，提交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。

經(jīng)審批通過后，在勞動(dòng)合同到期前 [20] 天，組織員工與企業(yè)法定代表人或授權(quán)代表簽訂續(xù)簽的勞動(dòng)合同，并及時(shí)將合同文本歸檔保存。同時(shí)，更新企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)中的員工合同信息，確保信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。

對(duì)于不續(xù)簽的員工，按照相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，提前 [20] 天向員工發(fā)出《勞動(dòng)合同不續(xù)簽通知書》，并辦理離職手續(xù)，包括結(jié)算工資、轉(zhuǎn)移社保關(guān)系、開具離職證明等。

4.2用人部門

根據(jù)員工在本部門的工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力、團(tuán)隊(duì)協(xié)作等情況，在收到《勞動(dòng)合同續(xù)簽意向征詢表》后的 [X] 個(gè)工作日內(nèi)，填寫員工續(xù)簽意見及理由，并反饋給人力資源部門。

協(xié)助人力資源部門與員工進(jìn)行溝通，特別是對(duì)于有特殊情況或問題的員工，提供必要的支持和解釋工作。

在人力資源部門確定續(xù)簽方案后，配合做好與員工的溝通工作，確保員工理解并接受續(xù)簽條件。

5.流程步驟

5.1合同到期梳理與意向征詢

人力資源部門每月定期查詢企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)，篩選出未來 [2] 個(gè)月內(nèi)勞動(dòng)合同到期的員工名單。

針對(duì)篩選出的員工名單，制作《勞動(dòng)合同續(xù)簽意向征詢表》，表格內(nèi)容包括員工基本信息（姓名、工號(hào)、部門、崗位等）、合同起止時(shí)間、用人部門續(xù)簽意見（是 / 否，理由簡(jiǎn)述）、人力資源部門綜合評(píng)估意見等。

將《勞動(dòng)合同續(xù)簽意向征詢表》發(fā)送至用人部門負(fù)責(zé)人，要求用人部門在 [5] 個(gè)工作日內(nèi)完成填寫并反饋。

5.2綜合評(píng)估與方案確定

人力資源部門在收到用人部門反饋的《勞動(dòng)合同續(xù)簽意向征詢表》后，結(jié)合員工在合同期內(nèi)的人事檔案記錄，包括績(jī)效考核結(jié)果、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲情況、考勤數(shù)據(jù)等，對(duì)員工進(jìn)行綜合評(píng)估。

根據(jù)綜合評(píng)估結(jié)果，確定初步的續(xù)簽方案，包括是否續(xù)簽、續(xù)簽合同期限（如固定期限續(xù)簽時(shí)長(zhǎng)或是否轉(zhuǎn)為無固定期限勞動(dòng)合同）、薪資待遇調(diào)整幅度（如有）、崗位調(diào)整（如有）等內(nèi)容。

對(duì)于續(xù)簽方案中涉及薪資待遇或崗位調(diào)整的情況，人力資源部門需與用人部門進(jìn)一步溝通協(xié)商，確保調(diào)整方案合理且符合企業(yè)整體戰(zhàn)略和人力資源規(guī)劃。

5.3員工溝通與意見反饋

人力資源部門在確定初步續(xù)簽方案后的 [5] 個(gè)工作日內(nèi)，與擬續(xù)簽員工進(jìn)行一對(duì)一溝通。溝通方式可采用面談、電話或視頻會(huì)議等形式，確保員工充分了解續(xù)簽方案的內(nèi)容。

在溝通中，向員工詳細(xì)解釋續(xù)簽合同的條款變化（如薪資調(diào)整原因、崗位職能變化等），解答員工提出的疑問，認(rèn)真聽取員工的意見和訴求。

員工如對(duì)續(xù)簽方案有異議或提出其他要求，人力資源部門需詳細(xì)記錄，并在 [5] 個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行內(nèi)部討論和評(píng)估，根據(jù)評(píng)估結(jié)果決定是否對(duì)續(xù)簽方案進(jìn)行調(diào)整。

5.4內(nèi)部審批與合同準(zhǔn)備

人力資源部門根據(jù)確定的續(xù)簽方案，填寫《勞動(dòng)合同續(xù)簽審批表》，審批表內(nèi)容包括員工基本信息、原合同期限、續(xù)簽后合同期限、薪資待遇、崗位信息、續(xù)簽理由等。

將《勞動(dòng)合同續(xù)簽審批表》及相關(guān)材料（如員工綜合評(píng)估報(bào)告、用人部門意見等）按照企業(yè)內(nèi)部審批流程，依次提交給人力資源部門負(fù)責(zé)人、用人部門分管領(lǐng)導(dǎo)、企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)（根據(jù)企業(yè)規(guī)定的審批權(quán)限確定）進(jìn)行審批。

在審批過程中，審批人員需認(rèn)真審核續(xù)簽方案的合理性、合規(guī)性，如有疑問或不同意見，及時(shí)與人力資源部門或用人部門溝通協(xié)調(diào)。審批流程應(yīng)在 [5] 個(gè)工作日內(nèi)完成。

經(jīng)審批通過后，人力資源部門根據(jù)審批結(jié)果準(zhǔn)備續(xù)簽的勞動(dòng)合同文本，確保合同文本內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，符合法律法規(guī)要求和企業(yè)與員工雙方的約定。

5.5合同簽訂與歸檔

人力資源部門在勞動(dòng)合同到期前 [30] 天，通知員工簽訂續(xù)簽的勞動(dòng)合同。通知方式可采用書面通知（如郵件、快遞）或電話通知等，并要求員工在收到通知后的 [5] 個(gè)工作日內(nèi)到人力資源部門辦理簽訂手續(xù)。

員工簽訂合同時(shí)，人力資源部門需安排專人負(fù)責(zé)指導(dǎo)，確保員工在合同上簽字、蓋章（如有）的位置準(zhǔn)確無誤。同時(shí)，企業(yè)法定代表人或授權(quán)代表也需在合同上簽字或蓋章，使合同正式生效。

簽訂完成后，人力資源部門將一份合同文本交予員工留存，另一份合同文本進(jìn)行歸檔保存。歸檔時(shí)，需按照員工姓名、工號(hào)、合同簽訂時(shí)間等信息進(jìn)行分類整理，建立完善的合同檔案管理制度，以便日后查閱和管理。

及時(shí)更新企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)中的員工合同信息，包括合同簽訂時(shí)間、合同期限、薪資待遇等內(nèi)容，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際情況一致。

5.6不續(xù)簽處理

對(duì)于經(jīng)評(píng)估決定不續(xù)簽勞動(dòng)合同的員工，人力資源部門需在勞動(dòng)合同到期前 [15] 天，向員工發(fā)出《勞動(dòng)合同不續(xù)簽通知書》。通知書需采用書面形式，通過快遞或當(dāng)面送達(dá)的方式交給員工，并要求員工簽收。

《勞動(dòng)合同不續(xù)簽通知書》內(nèi)容應(yīng)包括企業(yè)名稱、員工姓名、工號(hào)、勞動(dòng)合同起止時(shí)間、不續(xù)簽原因、通知日期、員工辦理離職手續(xù)的時(shí)間和地點(diǎn)、需要提交的材料等信息。

在員工收到通知書后，人力資源部門與用人部門配合，按照企業(yè)離職流程為員工辦理離職手續(xù)。包括結(jié)算員工工資、獎(jiǎng)金、福利等應(yīng)得收入，轉(zhuǎn)移員工社保關(guān)系、公積金賬戶，開具離職證明等。同時(shí)，收回員工的企業(yè)資產(chǎn)（如辦公電腦、工牌、鑰匙等），確保企業(yè)資產(chǎn)不流失。

對(duì)不續(xù)簽員工的相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，包括《勞動(dòng)合同不續(xù)簽通知書》簽收記錄、離職手續(xù)辦理材料等，以備后續(xù)查閱和審計(jì)。

6.監(jiān)督與反饋

企業(yè)內(nèi)部審計(jì)部門或監(jiān)督小組定期對(duì)勞動(dòng)合同續(xù)簽流程進(jìn)行檢查與監(jiān)督，確保各部門嚴(yán)格按照流程要求執(zhí)行，無違規(guī)操作或人為疏忽導(dǎo)致的法律風(fēng)險(xiǎn)。檢查內(nèi)容包括合同到期梳理的準(zhǔn)確性、意向征詢的及時(shí)性、綜合評(píng)估的客觀性、審批流程的合規(guī)性、合同簽訂與歸檔的規(guī)范性以及不續(xù)簽處理的合法性等方面。

人力資源部門建立勞動(dòng)合同續(xù)簽反饋機(jī)制，定期收集用人部門和員工對(duì)續(xù)簽流程的意見和建議。通過問卷調(diào)查、面談等方式，了解雙方在續(xù)簽過程中遇到的問題、對(duì)流程的滿意度以及改進(jìn)建議。根據(jù)反饋信息，及時(shí)對(duì)續(xù)簽流程進(jìn)行優(yōu)化和完善，提高續(xù)簽工作的效率和質(zhì)量，增強(qiáng)企業(yè)與員工之間的信任與合作。

7.附則

本標(biāo)準(zhǔn)由企業(yè)人力資源部門負(fù)責(zé)解釋與修訂。

本標(biāo)準(zhǔn)自發(fā)布之日起生效實(shí)施。

[企業(yè)名稱]廊坊市新華勞務(wù)派遣有限公司

[發(fā)布日期]2024年3月

廊坊勞務(wù)派遣，廊坊人事代理，廊坊人事外包

本文來源：http://www.mrbf.com.cn/yuangongxuqian581.html

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