1.范圍

適用于企業(yè)所有新入職員工的手續(xù)辦理工作。

2.規(guī)范性引用文件

DB13/T 3008.2-2024  人力資源服務(wù)規(guī)范

3.術(shù)語和定義

員工入職是指新員工在通過企業(yè)的招聘流程（包括簡歷篩選、筆試、面試、背景調(diào)查、體檢等環(huán)節(jié)），并接受企業(yè)發(fā)出的錄用通知后，正式進入企業(yè)開始工作的過程。這是企業(yè)人力資源管理中的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，標志著員工與企業(yè)之間雇傭關(guān)系的正式建立。

4.職責分工

4.1人力資源部門

4.1.2提前與新員工溝通入職相關(guān)事宜，發(fā)送詳細的入職須知，包括入職時間、地點、所需材料清單、入職流程介紹等信息。

4.1.3準備入職手續(xù)辦理所需的各類文件和表格，如勞動合同、保密協(xié)議、入職登記表、員工手冊等。

4.1.4負責新員工入職當天的接待工作，引導新員工完成各項手續(xù)辦理，解答新員工的疑問，提供必要的協(xié)助。

4.1.5審核新員工提交的各類材料，確保材料的真實性、完整性和有效性，如學歷證書、身份證、離職證明等。

4.1.6為新員工辦理勞動合同簽訂、社保公積金開戶及繳納等手續(xù)，協(xié)調(diào)相關(guān)部門完成信息錄入與系統(tǒng)對接工作。

4.1.7組織新員工入職培訓，介紹企業(yè)的歷史、文化、規(guī)章制度、組織架構(gòu)、福利待遇等內(nèi)容，幫助新員工快速了解企業(yè)并適應(yīng)工作環(huán)境。

4.1.8在入職手續(xù)辦理完成后，將新員工的相關(guān)信息錄入企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)，建立員工個人檔案，并及時更新和維護檔案信息。

4.2用人部門

4.2.1在新員工入職前，確定新員工的崗位安排、工作內(nèi)容、直屬上級及團隊成員信息，并將這些信息告知人力資源部門。

4.2.2準備新員工的辦公設(shè)備、辦公用品、工作資料及工作區(qū)域，確保新員工入職后能夠立即開展工作。

4.2.3安排新員工的入職引導人，入職引導人一般為新員工的直屬上級或經(jīng)驗豐富的同事，負責在新員工入職初期給予工作上的指導、幫助和支持，解答新員工關(guān)于工作流程、業(yè)務(wù)內(nèi)容等方面的疑問，幫助新員工盡快熟悉工作環(huán)境和融入團隊。

4.2.4參與新員工入職培訓的部分環(huán)節(jié)，如業(yè)務(wù)知識培訓、部門工作介紹等，向新員工詳細介紹部門的職責、工作目標、業(yè)務(wù)流程、團隊協(xié)作要求等內(nèi)容，使新員工明確自己在部門中的角色和任務(wù)。

4.3行政部門

4.3.1為新員工分配辦公座位、辦公桌椅、電腦、電話等辦公設(shè)備，并確保設(shè)備的正常運行，如有故障及時安排維修或更換。

4.3.2發(fā)放辦公用品，如筆記本、筆、文件夾、訂書機等，滿足新員工日常辦公需求。

4.3.3為新員工辦理企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)的賬號開通及權(quán)限設(shè)置工作，如辦公自動化系統(tǒng)（OA）、電子郵件系統(tǒng)、企業(yè)資源管理系統(tǒng)（ERP）等，確保新員工能夠正常登錄和使用相關(guān)系統(tǒng)進行工作。

4.3.4協(xié)助人力資源部門做好新員工入職培訓場地的布置與安排工作，提供培訓所需的設(shè)備和設(shè)施，如投影儀、音響、麥克風等，保障培訓工作的順利進行。

4.4財務(wù)部門

4.4.1收集新員工的銀行賬號信息，用于工資發(fā)放，確保工資能夠準確、及時地發(fā)放到新員工賬戶中。

4.4.2根據(jù)人力資源部門提供的信息，核算新員工的薪資待遇，包括基本工資、績效工資、獎金、補貼等項目，按照企業(yè)的薪酬制度進行計算和發(fā)放。

4.4.3在新員工入職手續(xù)辦理過程中，如有涉及費用報銷、借款等財務(wù)事項，負責向新員工介紹相關(guān)財務(wù)制度和流程，解答新員工的財務(wù)疑問。

5.流程步驟

5.1入職前準備

5.1.1人力資源部門在收到新員工的錄用通知回復后，提前 [3] 個工作日向新員工發(fā)送《入職須知》郵件或短信，內(nèi)容包括：

• 入職時間（精確到具體日期和時間）、地點（詳細地址及交通指南）。
• 入職所需攜帶的材料清單，如身份證原件及復印件、最高學歷學位證書原件及復印件、原單位離職證明原件、一寸免冠照片若干張、銀行卡信息（開戶行名稱、賬號）等，并注明各類材料的用途。
• 入職流程概述，簡要介紹入職當天需要辦理的各項手續(xù)及順序，讓新員工有初步的了解和心理準備。
• 企業(yè)的基本信息介紹，如企業(yè)名稱、業(yè)務(wù)范圍、發(fā)展歷程、企業(yè)文化等，使新員工對企業(yè)有更深入的認識。

5.1.2人力資源部門準備入職手續(xù)辦理所需的文件和表格，包括但不限于：

• 《勞動合同》：根據(jù)國家法律法規(guī)和企業(yè)實際情況制定，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括工作內(nèi)容、工作地點、工作時間、勞動報酬、社會保險、福利待遇、勞動保護、勞動紀律、合同期限、解除和終止合同的條件等條款。
• 《保密協(xié)議》：對于涉及企業(yè)商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的崗位，要求新員工簽訂保密協(xié)議，規(guī)定新員工在任職期間及離職后對企業(yè)機密信息的保密義務(wù)和責任。
• 《入職登記表》：用于收集新員工的個人基本信息，如姓名、性別、民族、出生日期、身份證號碼、聯(lián)系電話、家庭住址、電子郵箱、婚姻狀況、家庭成員信息、教育背景（從高中開始填寫，包括學校名稱、專業(yè)、學歷、畢業(yè)時間、學位證書編號等）、工作經(jīng)歷（從最近工作單位開始填寫，包括單位名稱、工作崗位、入職時間、離職時間、工作內(nèi)容、證明人及聯(lián)系電話等）、技能證書、興趣愛好等信息。
• 《員工手冊》：包含企業(yè)的規(guī)章制度、行為準則、考勤制度、休假制度、績效考核制度、薪酬福利制度、培訓與發(fā)展制度、職業(yè)安全與健康制度、獎懲制度等內(nèi)容，是新員工了解企業(yè)管理規(guī)范的重要文件。

5.1.3用人部門在新員工入職前 [2] 天確定新員工的崗位安排、直屬上級、團隊成員及入職引導人信息，并將這些信息告知人力資源部門。同時，準備好新員工的辦公設(shè)備、辦公用品和工作資料，確保工作區(qū)域整潔、有序。

5.1.4行政部門在新員工入職前 [2] 天為新員工分配辦公座位、辦公桌椅、電腦、電話等辦公設(shè)備，并進行調(diào)試和檢查，確保設(shè)備正常運行。發(fā)放辦公用品，如筆記本、筆、文件夾、訂書機等。為新員工辦理企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)的賬號開通及權(quán)限設(shè)置工作，如辦公自動化系統(tǒng)（OA）、電子郵件系統(tǒng)、企業(yè)資源管理系統(tǒng)（ERP）等，并將賬號信息和初始密碼告知人力資源部門。

5.1.5財務(wù)部門在新員工入職前 [2] 天準備好工資發(fā)放相關(guān)的銀行賬號信息收集表格和薪酬核算模板，確保能夠及時、準確地為新員工發(fā)放工資。

5.2入職當天手續(xù)辦理

5.2.1新員工按照入職須知要求，在入職當天攜帶相關(guān)材料到企業(yè)指定地點報到。人力資源部門安排專人在接待處迎接新員工，引導新員工到入職手續(xù)辦理區(qū)域就座，并為新員工提供一杯水，緩解新員工的緊張情緒。

5.2.2人力資源部門工作人員首先與新員工進行簡單的溝通和交流，歡迎新員工加入企業(yè)，然后按照以下順序辦理入職手續(xù)：

• 收取新員工提交的入職材料，包括身份證原件及復印件、最高學歷學位證書原件及復印件、原單位離職證明原件、一寸免冠照片若干張、銀行卡信息等，并逐一核對材料的真實性、完整性和有效性。對于材料不齊全或不符合要求的情況，及時告知新員工并要求其補充或更正。例如，如果新員工的學歷證書復印件模糊不清，要求新員工重新提供清晰的復印件；如果新員工未提供原單位離職證明，詢問原因并要求其盡快提供，否則可能影響入職手續(xù)的辦理進度。
• 讓新員工填寫《入職登記表》，工作人員在旁邊進行指導，解答新員工的疑問，確保新員工填寫的信息準確、完整。填寫完成后，工作人員仔細核對登記表中的信息，如有錯誤或遺漏及時更正。
• 與新員工簽訂《勞動合同》和《保密協(xié)議》，在簽訂前，工作人員向新員工詳細解釋合同和協(xié)議中的各項條款，特別是涉及新員工權(quán)益和義務(wù)的重要條款，如工作內(nèi)容、工作時間、勞動報酬、社會保險、福利待遇、保密義務(wù)、違約責任等，確保新員工理解并同意合同和協(xié)議的內(nèi)容。新員工和企業(yè)雙方在合同和協(xié)議上簽字蓋章，并各執(zhí)一份。
• 為新員工發(fā)放《員工手冊》，并要求新員工仔細閱讀，了解企業(yè)的規(guī)章制度和管理要求。告知新員工在閱讀過程中有任何疑問可以隨時向人力資源部門咨詢，并在規(guī)定時間內(nèi)（如一周內(nèi)）簽署《員工手冊簽收確認單》，表示已閱讀并理解手冊內(nèi)容，愿意遵守企業(yè)的各項規(guī)章制度。

5.2.3行政部門工作人員為新員工辦理企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)的賬號激活及權(quán)限調(diào)整工作，根據(jù)新員工的崗位需求，為其開通相應(yīng)的系統(tǒng)模塊訪問權(quán)限，如辦公自動化系統(tǒng)（OA）中的文件起草、審批權(quán)限，企業(yè)資源管理系統(tǒng)（ERP）中的采購、銷售、庫存管理權(quán)限等。同時，為新員工發(fā)放辦公設(shè)備和辦公用品，如電腦、電話、筆記本、筆、文件夾等，并告知新員工設(shè)備和用品的使用方法和注意事項。例如，向新員工介紹電腦的開機密碼、網(wǎng)絡(luò)連接方式、常用軟件的安裝和使用方法；告知新員工辦公用品的領(lǐng)取地點和補充方式等。

5.2.4人力資源部門工作人員帶領(lǐng)新員工到用人部門，與用人部門負責人和入職引導人進行見面和交接。用人部門負責人歡迎新員工加入部門，介紹部門的基本情況、工作目標、團隊成員等信息，并安排入職引導人帶領(lǐng)新員工熟悉工作環(huán)境，包括辦公室布局、各部門位置、會議室位置、餐廳位置、衛(wèi)生間位置等。入職引導人向新員工介紹工作流程、工作內(nèi)容、工作規(guī)范等業(yè)務(wù)知識，并與新員工建立初步的工作溝通機制，如告知新員工自己的聯(lián)系方式、工作時間安排、溝通方式（如面對面交流、電話、電子郵件等）等，以便新員工在工作中遇到問題時能夠及時得到幫助。

5.3入職培訓

5.3.1人力資源部門在新員工入職后的 [2] 天內(nèi)組織新員工入職培訓，培訓內(nèi)容包括：

• 企業(yè)概況介紹：介紹企業(yè)的發(fā)展歷程、企業(yè)文化、企業(yè)愿景、企業(yè)價值觀、企業(yè)戰(zhàn)略目標等內(nèi)容，使新員工對企業(yè)有全面、深入的了解，增強新員工對企業(yè)的認同感和歸屬感。
• 規(guī)章制度培訓：詳細講解企業(yè)的各項規(guī)章制度，如考勤制度、休假制度、績效考核制度、薪酬福利制度、培訓與發(fā)展制度、職業(yè)安全與健康制度、獎懲制度等，使新員工明確企業(yè)的管理規(guī)范和行為準則，知道什么是可以做的，什么是不可以做的，避免在工作中因不了解規(guī)章制度而犯錯。
• 組織架構(gòu)與部門職能介紹：介紹企業(yè)的組織架構(gòu)、各部門的職責分工、部門之間的協(xié)作關(guān)系等內(nèi)容，使新員工了解企業(yè)的整體運作機制，明確自己所在部門在企業(yè)中的位置和作用，以及與其他部門的業(yè)務(wù)往來關(guān)系。
• 職業(yè)素養(yǎng)與溝通技巧培訓：培養(yǎng)新員工的職業(yè)素養(yǎng)，如職業(yè)道德、職業(yè)形象、職業(yè)態(tài)度等，提高新員工的溝通能力、團隊協(xié)作能力、時間管理能力、壓力管理能力等綜合素質(zhì)，使新員工能夠更好地適應(yīng)職場環(huán)境，與同事、上級和客戶進行有效的溝通和合作。
• 業(yè)務(wù)知識與技能培訓：根據(jù)新員工的崗位需求，安排相關(guān)的業(yè)務(wù)知識和技能培訓課程，如市場營銷基礎(chǔ)知識、財務(wù)會計基礎(chǔ)知識、人力資源管理基礎(chǔ)知識、軟件開發(fā)技術(shù)培訓、生產(chǎn)工藝培訓等，使新員工具備開展工作所需的基本業(yè)務(wù)知識和技能。

5.3.2入職培訓采用多種培訓方式相結(jié)合，如課堂講授、案例分析、小組討論、角色扮演、實地參觀等，提高培訓的趣味性和實效性。培訓過程中，設(shè)置互動環(huán)節(jié)，鼓勵新員工積極參與討論和發(fā)言，提出自己的問題和見解，促進新員工之間的交流與合作。

5.3.3培訓結(jié)束后，對新員工進行培訓考核，考核方式可以采用筆試、面試、實際操作等多種形式，根據(jù)培訓內(nèi)容和崗位要求確定考核重點?？己私Y(jié)果作為新員工試用期考核的一部分，對于考核不合格的新員工，安排補考或進行針對性的輔導培訓，確保新員工能夠掌握培訓內(nèi)容，達到崗位要求。

5.4后續(xù)跟進

5.4.1人力資源部門在新員工入職后的 [1] 周內(nèi)，對新員工進行回訪，了解新員工的入職感受、工作適應(yīng)情況、對企業(yè)和部門的意見和建議等信息?；卦L可以采用面談、電話訪談、問卷調(diào)查等方式進行，對于新員工提出的問題和建議，及時進行整理和分析，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門給予解決和反饋。例如，如果新員工反映工作中缺乏必要的工具和設(shè)備，人力資源部門及時與行政部門溝通，為新員工配備所需的工具和設(shè)備；如果新員工對企業(yè)的培訓內(nèi)容和方式提出建議，人力資源部門認真聽取并在今后的培訓工作中進行改進。

5.4.2用人部門在新員工入職后的 [1] 個月內(nèi)，密切關(guān)注新員工的工作表現(xiàn)，定期與新員工進行工作溝通，了解新員工的工作進展、遇到的問題和困難等情況，及時給予指導和幫助。同時，根據(jù)新員工的工作表現(xiàn)，制定新員工的試用期考核指標和評價標準，為新員工的試用期考核做好準備。

5.4.3新員工在試用期內(nèi)，如有任何問題或需要幫助，可以隨時向人力資源部門、用人部門負責人或入職引導人尋求支持。人力資源部門、用人部門和入職引導人應(yīng)積極響應(yīng)新員工的需求，為新員工提供必要的幫助和服務(wù)，確保新員工能夠順利度過試用期，成為企業(yè)的正式員工。

6.監(jiān)督與評估

6.1企業(yè)內(nèi)部審計部門或監(jiān)督小組定期對新員工入職手續(xù)辦理流程進行檢查和監(jiān)督，確保各部門嚴格按照流程要求執(zhí)行，無違規(guī)操作或遺漏環(huán)節(jié)。檢查內(nèi)容包括入職材料的審核、合同協(xié)議的簽訂、培訓的組織實施、檔案的建立與管理等方面，對于發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。

6.2人力資源部門定期對新員工入職手續(xù)辦理流程進行評估和分析，收集各部門和新員工的反饋意見，統(tǒng)計入職手續(xù)辦理時間、材料準確性、培訓效果等數(shù)據(jù)指標，評估流程的合理性、有效性和便捷性。根據(jù)評估結(jié)果，及時對流程進行優(yōu)化和改進，提高入職手續(xù)辦理的效率和質(zhì)量，提升新員工的滿意度。

7.附則

本標準由企業(yè)人力資源部門負責解釋與修訂。

本標準自發(fā)布之日起生效實施。

[企業(yè)名稱]廊坊市新華勞務(wù)派遣有限公司

[發(fā)布日期]2024年3月

廊坊勞務(wù)派遣，廊坊人事代理，廊坊人事外包

本文來源：http://www.mrbf.com.cn/ruzhishouxu578.html

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